Nos dias atuais, a tecnologia já está mais do que integrada à nossa rotina diária. Seja para facilitar as tarefas ou otimizar nosso tempo, fazemos uso de ferramentas tecnológicas nas conversas virtuais, compras online, aplicativos de transporte, entre outras.
Com a gestão de condomínios não poderia ser diferente. O síndico tem uma rotina pesada na maior parte do tempo, resolvendo problemas, cuidando da parte financeira, orientando condôminos e funcionários, entre muitas outras funções.
O uso da tecnologia em condomínios pode ajudar o gestor a otimizar seu tempo de trabalho e a tornar os processos administrativos mais ágeis e organizados.
Neste artigo, listamos 5 maneiras de utilizar a tecnologia em condomínios, que podem beneficiar o síndico no trabalho do dia a dia.
Boa leitura!
Como o uso da tecnologia em condomínios pode facilitar o dia a dia do síndico?
Antes de tudo, é preciso salientar que o uso da tecnologia em condomínios, além de facilitar o trabalho do síndico, também traz grandes benefícios para os moradores.
Facilitar o acesso a informações de interesse comum e simplificar o processo de reserva das áreas coletivas são bons exemplos de como os recursos tecnológicos disponíveis podem contribuir para que a gestão administrativa do condomínio seja mais eficiente e prática.
- Melhoria da comunicação com moradores
A comunicação eficiente sobre os diversos assuntos que envolvem o condomínio é uma das chaves para uma boa administração. E, nesse quesito, a tecnologia exerce um papel fundamental para facilitar e agilizar o trabalho do síndico.
Alguns aplicativos que podem ser usados pelo gestor para melhorar a comunicação do condomínio são:
- Aplicativos de conversa
Aplicativos de conversa, como o WhatsApp e o Telegram, são as formas mais práticas e econômicas de se comunicar atualmente, mas alguns síndicos ainda não descobriram os benefícios de algo tão simples.
Para divulgar informações de interesse do condomínio (e dos condôminos), o síndico pode criar um grupo exclusivo para os moradores. Dessa forma, todos recebem os avisos simultaneamente.
É possível configurar os aplicativos para que apenas o administrador envie mensagens. Assim, não há risco do grupo perder seu propósito.
Lembrando que o WhatsApp permite até 257 membros no grupo. Já o Telegram é ilimitado.
As atribuições do síndico ainda causam dúvidas – e problemas – em muitos condomínios. Neste artigo você confere o que o síndico pode, ou não, fazer:
O que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio?
- Aplicativo para reuniões
A pandemia do novo coronavírus tem trazido restrições à realização de reuniões de forma presencial. Nesse sentido, o uso de aplicativos para a realização de assembléias e reuniões de condomínio tem sido algo fundamental, sendo possível manter a agenda em dia e discutir as questões relevantes do condomínio de forma online.
O Zoom é a ferramenta mais utilizada para videochamadas neste momento de pandemia. É gratuito e permite até 1.000 participantes em vídeo. Assim é possível resolver questões importantes e votar em assembleias, sem sair de casa e evitando aglomerações.
Quer aprender como organizar (e guardar) os principais documentos do condomínio? Então não deixe de conferir este artigo do nosso Blog:
Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizar!
- Reserva de espaços e compartilhamento de informações
A tecnologia também pode ser de grande ajuda no trabalho diário do síndico, pela possibilidade de utilizar mecanismos – como os softwares de gestão administrativa – para fazer a reserva de áreas comuns do condomínio.
Dessa forma, o próprio morador pode visualizar (e agendar) as datas disponíveis para reserva de piscina, churrasqueira e salão de festa sem a necessidade do síndico ter que checar a agenda a cada solicitação.
Informações e serviços importantes também podem ser disponibilizados online. Por meio desses softwares, o morador cria sua conta de acesso restrito e consegue emitir a 2°via de boletos, bem como ser notificado sobre as reservas de ambiente, recebimento de encomendas e chegada de visitantes.
- Auxílio no controle financeiro
A gestão financeira é um ponto fundamental no trabalho de administração do síndico, afinal, ser o responsável por cuidar de um orçamento que envolve tantas pessoas não é uma tarefa fácil.
O uso de soluções tecnológicas pode auxiliar o síndico no planejamento e organização das finanças. Se antigamente a ferramenta mais utilizada para gerenciar os recursos do condomínio eram os famosos livros-caixa, hoje esse trabalho pode ser feito com o uso de aplicativos e ferramentas digitais, seja no computador, celular ou tablet.
Pela tela do celular, é possível controlar o fluxo de caixa do condomínio, fazer e controlar o pagamento de boletos, planejar estimativa de gastos futuros, e muitas outras funções.
Uma das principais ameaças à gestão financeira dos condomínios é a inadimplência. Para te ajudar a enfrentar esse problema, não deixe de conferir este conteúdo:
Condômino inadimplente: dicas de como o síndico deve proceder!
- Transparência na gestão do condomínio
Para que o síndico possa ter uma administração mais tranquila, minimizando a ocorrência de problemas e questionamentos sobre sua gestão, a transparência quanto às decisões tomadas no condomínio deve ser tratada com a devida atenção.
Por meio de algumas plataformas ou aplicativos de gestão condominial, o síndico pode disponibilizar a todos os moradores diversas informações relevantes sobre a administração do local, como atas de assembléias, balanço de contas e notas fiscais da prestação de serviços. Tudo online e podendo ser acessado a qualquer momento.
- Segurança do ambiente
A segurança é fator primordial na escolha por se viver em condomínio. E a tecnologia é uma excelente aliada do síndico na busca por um ambiente mais seguro.
Entre as ferramentas que podem ser implementadas para ampliar a segurança do condomínio e que, por consequência, facilitam o trabalho diário do síndico, estão o monitoramento de câmeras via internet, com imagens e áudio em tempo real, a portaria remota com identificação por biometria, além do controle de acesso a visitantes e prestadores de serviço.
Quer conhecer mais aplicativos para condomínio que podem facilitar o dia a dia do síndico? Então não deixe de conferir este artigo do nosso Blog:
Aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico!
Além da tecnologia, outras ações também facilitam a gestão!
Como vimos no artigo, a tecnologia facilita o dia a dia do síndico e traz mais eficiência à gestão do condomínio. A otimização do tempo, gerada por esses recursos digitais, pode significar um alívio na rotina, muitas vezes sobrecarregada, do síndico.
Mas, além da tecnologia, há outras ações que também são capazes de facilitar a gestão do condomínio.
E, nesse sentido, a terceirização de serviços pode ser uma grande parceira. Com a terceirização, a empresa contratada fica com a responsabilidade de fazer a seleção, contratação e treinamento dos funcionários do condomínio, além de cuidar da folha de pagamento desses profissionais e lidar com eventuais substituições de trabalhadores.
Dessa forma, o síndico pode se concentrar em outras demandas que exigem sua atenção.
O Grupo Griffo tem mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.