Uma boa comunicação é capaz de agilizar processos, engajar pessoas e evitar atritos desnecessários. Dentro do condomínio isso não é diferente.
Grande parte dos problemas que o síndico precisa lidar em seu dia a dia está, direta ou indiretamente, ligada a problemas de comunicação; tanto por parte dos moradores quanto por parte dele mesmo.
Faz parte das habilidades esperadas de um bom síndico de condomínio entender e se fazer entender com todos à sua volta, como moradores, funcionários, visitantes e prestadores de serviço.
Pensando nisso, listamos a seguir dicas práticas e simples de como você pode ter uma comunicação condominial eficaz e que vai facilitar muito o seu dia a dia.
Confira!
A importância da comunicação interna em condomínios
Como dito no início, manter uma boa comunicação facilita muito o dia a dia do condomínio, fazendo com que:
- O síndico consiga dar maior visibilidade às ações de sua gestão, gerando mais confiança e aumentando a transparência.
- As medidas e decisões propostas tenham maior chance de adesão, tanto por parte dos moradores quanto da equipe de funcionários.
- Problemas sejam mais facilmente (e rapidamente) solucionados.
- Menos tempo da rotina do síndico seja consumido repetindo orientações.
Síndicos(as) que têm uma boa comunicação interna com os moradores do condomínio, com informações e atualizações constantes, claras e rápidas, costumam ter mais sucesso na gestão.
Além disso, ambientes onde não há uma troca clara de informações são mais propensos a mal-entendidos, atritos desnecessários e boatos, gerando preocupações para o síndico e ocupando mais o seu tempo.
A comunicação é um dos pilares de uma boa gestão. Confira neste artigo como melhorar a sua gestão como síndico:
Gestão do condomínio: 4 dicas para se organizar e ganhar tempo!
Mostre-se presente e seja transparente!
Existem alguns caminhos para ter uma comunicação condominial que realmente funcione, mas para isso é fundamental que todos no condomínio tenham a percepção de que o síndico é alguém presente, disponível e acessível.
Isso significa, por exemplo, separar um horário na sua semana em que você se disponibiliza para esclarecer dúvidas, atender os moradores ou simplesmente conversar com eles.
Outro ponto importante é procurar dar sempre o máximo de transparência a todos os aspectos relacionados à sua gestão, por mais que a maioria dos moradores não se interesse por certas questões do condomínio.
Renovações de seguro, manutenções ou consertos, mudanças no regulamento, limpeza da caixa d’água ou piscina, ausência de funcionários por algum motivo, questões financeiras (positivas ou negativas), ações judiciais, datas de reuniões e assembleias… tudo o que disser respeito ao condomínio precisa estar ao alcance de quem desejar se informar. Acredite, isso aumenta a confiança e melhora a comunicação.
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Ações para melhorar a comunicação condominial
Confira algumas ações que você pode adotar para tornar a comunicação mais eficaz aí em seu condomínio:
1. Use bem o e-mail
E-mails não são importantes apenas em ambientes de trabalho, no dia a dia do condomínio eles também podem ter um papel importante.
Estabeleça o hábito de enviar e-mails semanais ou mensais para atualizar os moradores sobre o que está acontecendo no condomínio e prestar contas.
Esse é um canal que permitirá a você comunicar informações importantes para um grande número de pessoas ao mesmo tempo, além de registrar e deixar um histórico do que foi feito.
Por falar em registrar e manter um histórico, confira neste artigo como guardar e organizar os documentos do condomínio de maneira mais prática e eficiente:
Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizar!
2. Crie grupos
Hoje em dia, todos usamos aplicativos de mensagem, como WhatsApp e Telegram. Use isso a favor para ter uma comunicação condominial mais eficaz.
Ao passo em que o e-mail é uma ótima ferramenta para comunicados mais importantes, prestações de contas e para registrar certas ações no condomínio, os aplicativos de mensagem instantânea podem ser muito úteis para informações mais urgentes e para tratar de imprevistos.
Para isso, crie um grupo oficial do condomínio. Porém, alguns cuidados são importantes!
Para que o grupo seja efetivo e para evitar confusões e conflitos, você pode restringir as mensagens para que somente você ou alguém de sua equipe possa enviá-las, ou, ainda, estabelecer regras claras, como permitir apenas mensagens relacionadas a assuntos do condomínio.
Quer aprender dicas de aplicativos que podem facilitar o seu dia a dia? Confira nossa lista:
Aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico!
3. Dê mais visibilidade
Apesar de os meios digitais serem hoje ferramentas indispensáveis para uma comunicação mais rápida e eficiente, os meios físicos também são importantes e devem ser utilizados.
Coloque cartazes, circulares e comunicados com informações importantes em pontos estratégicos do condomínio, como lugares de grande circulação de pessoas (elevadores, murais ou quadros de avisos nas entradas de cada portaria).
Esses meios podem ser usados, por exemplo, para divulgar os horários que você está disponível, seus contatos, campanhas, normas e ações relevantes.
Porém, um cuidado que você precisa ter é o de evitar expor informações sensíveis dos moradores, como inadimplências, para evitar constrangimentos.
Conflitos e desentendimentos são inevitáveis no dia a dia dos condomínios. Aprenda como contornar, resolver ou até prevenir esses desgastes:
O papel do síndico na administração de conflitos: 6 dicas para a gestão do dia a dia
Como a terceirização pode ajudar na comunicação condominial
A gestão de um condomínio é um grande desafio. E um dos maiores riscos para uma boa gestão do síndico é concentrar todas as funções em sua mãos e acabar se sobrecarregando com tantas tarefas. Assim, não sobra tempo para fazer uma comunicação condominial eficaz.
Ao terceirizar serviços de seu condomínio, você tem mais tempo para cuidar da comunicação e tornar a sua gestão mais eficiente, mais econômica e menos desgastante para você.
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