Um(a) assistente de administração é responsável por executar funções administrativas do dia a dia de uma empresa. A maioria das tarefas transacionais e demoradas que são de natureza administrativa são atribuídas a assistentes administrativos. Isso inclui atender chamadas recebidas, organizar documentação e arquivamento e funções adicionais, como folha de pagamento, serviços bancários e funções administrativas gerais. Eles também podem ser chamados de funcionários administrativos ou de escritório.

Os deveres e tarefas do assistente de administração podem incluir:

  • Distribuir a comunicação, como mensagens telefônicas ou correio, para membros relevantes de uma organização;
  • Geração de relatórios, memorandos ou atas de reunião;
  • Arquivamento de documentos e organização de pastas;
  • Trabalho de transcrição e revisão;
  • Deveres adicionais conforme apropriado para a organização em que estão empregados.

Essas tarefas administrativas são particularmente adequadas para serem terceirizadas. As empresas liberam o tempo de suas equipes de administração local enviando essas tarefas para assistentes de administração terceirizados. Isso permite que sua equipe contratada se concentre em realizar um trabalho de maior valor e geração de receita.

Habilidades e qualificações essenciais para um assistente administrativo

Como os assistentes executam uma variedade de tarefas administrativas e funcionais, eles precisam ser capazes de priorizar e trabalhar metodicamente de acordo com os requisitos de uma empresa. Eles garantem que tudo ocorra bem nos bastidores, desde manter as informações organizadas e prontas para as partes interessadas, até redigir mensagens e organizar salas de reunião para compromissos. Esses assistentes bem-sucedidos são lógicos e organizados, pois dependem muito deles para manter o local funcionando com eficácia.

Os provedores de serviços terceirizados recrutam assistentes administrativos, essencialmente, e eles fazem entrevistas para entender se esses candidatos seriam capazes de fornecer o nível de qualidade exigido pela empresa que cogita contratar um profissional terceirizado.

Em termos de qualificações, um diploma de ensino superior ou certificado em administração de empresas é desejável, mas não necessário. As empresas de terceirização podem ajudar as empresas a encontrar o candidato certo para atender aos requisitos administrativos, contratando profissionais que ofereçam um real suporte e coordenem com efetividade suas equipes locais para aumentar a produtividade.

Não importa se você está procurando treinar um assistente administrativo desde o início e ensiná-lo a maneira de realizar as tarefas da sua empresa, ou se está buscando expertise e uma equipe de auxiliares administrativos com certificações e formação superior, empresas de terceirização encontrarão os profissionais certos para sua empresa.

Benefícios da terceirização

Ter um assistente administrativo terceirizado poupa custos, conta com suporte especializado, melhora a flexibilidade e a disponibilidade dos negócios e ainda ajuda a crescer o seu negócio. Trata-se de uma contratação que não se pode esperar.

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