Em uma empresa, são geralmente os setores de recursos humanos ou de departamento de pessoal os responsáveis pelas gestão dos funcionários, cuidando dos processos de seleção, contratação, treinamento, pagamentos, desligamentos, entre outras.
Já em um condomínio, é geralmente o síndico a pessoa responsável por fazer esse trabalho. É dele a função de gerenciar os funcionários do condomínio ou, no mínimo, se responsabilizar por eles.
O gerenciamento de pessoas traz diversos desafios à gestão do síndico, como definir as atribuições de cada funcionário, estabelecer uma rotina de trabalho, oferecer treinamentos e supervisionar. Isso exige diversos conhecimentos, tanto de recursos humanos quanto da legislação trabalhista e habilidades para resolver conflitos.
Neste artigo, você confere dicas práticas de como realizar, com mais facilidade e eficiência, esse trabalho tão desafiador e tão importante para o condomínio.
Dicas para gerenciar os funcionários do condomínio
Tanto o Código Civil, quanto a convenção do condomínio e o regimento interno atribuem ao síndico a função de garantir a boa prestação dos serviços do condomínio aos moradores. E isso passa diretamente por uma boa gestão de funcionários.
A seguir, separamos alguns pontos que são fundamentais para gerenciar bem a sua equipe.
1. As rotinas de trabalho de cada funcionário
Todo condomínio possui atividades que precisam ser feitas diariamente e outras de forma mais pontual.
Entre as tarefas diárias estão a limpeza das áreas comuns, o recolhimento do lixo, os cuidados com a portaria. E entre as tarefas pontuais, estão a limpeza do salão de festas, do espaço gourmet e da piscina, manutenções periódicas, entre outras.
No entanto, cada condomínio tem uma dinâmica própria, que varia de acordo com a quantidade de moradores e sua rotina dentro do condomínio. É papel do síndico entender bem essa rotina e orientar de maneira clara a equipe, explicando a forma como deverão atuar para garantir a disponibilidade dos serviços aos moradores.
O mais importante aqui é que cada funcionário do condomínio saiba exatamente quais são suas atribuições em cada dia da semana e qual a prioridade de cada obrigação. Isso evita aquelas situações de funcionários ociosos pelo condomínio, enquanto há trabalho por fazer, simplesmente porque eles não estavam cientes de suas funções.
Outro benefício é que, com todos da sua equipe cientes de suas rotinas e tarefas, eles ganham mais autonomia e você vai gastar menos tempo cobrando ou orientando seus funcionários.
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2. O treinamento dos colaboradores
Quando o condomínio opta pela contratação direta de funcionários, a responsabilidade pelo treinamento e orientação da equipe de trabalho será do síndico.
Por mais que um funcionário seja esforçado e dedicado, cada condomínio tem suas características, e caberá ao síndico orientar esse trabalhador de acordo com as necessidades do condomínio e as expectativas dos moradores.
Além disso, para evitar problemas com a legislação trabalhista, o síndico também vai precisar garantir que a equipe esteja preparada para lidar com determinados tipos de produtos e equipamentos.
Outro ponto igualmente delicado, e que também precisa da ação do síndico, é treinar os funcionários para saber lidar adequadamente com os moradores. Um condomínio é um local com alta circulação de pessoas, com necessidades e expectativas diferentes, e sua equipe precisa estar bem orientada sobre como deve se comportar, quais solicitações deve atender e quais estão fora de suas atribuições.
É importante, inclusive, que os condôminos também estejam cientes desses limites.
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3. A folha de pagamento e os tributos trabalhistas
Mesmo que o condomínio conte com alguém para cuidar disso, é papel do síndico supervisionar essas informações, já que é ele quem responderá juntamente com o condomínio por eventuais problemas relacionados aos direitos trabalhistas dos funcionários.
Confira algumas dicas importantes para gerenciar sua folha de pagamento.
Conte com a tecnologia
Não confie em controles manuais!
Para evitar possíveis erros e agilizar o trabalho mensal, é interessante contar com algum programa de gestão de condomínio. Essas ferramentas digitais são pensadas para atender as demandas e necessidades dos condomínios e costumam ser muito úteis.
O programa recolhe automaticamente as informações do relógio de ponto ou você pode lançá-las manualmente.
Caso a situação financeira do condomínio não permita esse investimento no momento, use ao menos uma planilha eletrônica. Só não vale mais controlar isso manualmente em pleno século 21, combinado?
Controle o ponto
Não importa se seu condomínio trabalha com assinatura no livro de frequência ou se já conta com um ponto eletrônico, o importante é que você, como síndico, tenha pleno controle das presenças e faltas ao longo do mês.
Controle de perto também as licenças, férias e afastamentos por motivos de doença.
Caso seu condomínio use o livro de ponto, você pode designar o zelador para acompanhar e cobrar dos demais funcionários essas marcações.
Essas informações de cada funcionário são essenciais para o cálculo das remunerações de cada mês, bem como de auxílio-transporte, vale alimentação, horas extras e adicionais, se houver. Além disso, o síndico precisa ter as informações de cada funcionário sempre à mão, se precisar.
Informações que não podem faltar
Para calcular as remunerações dos funcionários do condomínio, algumas informações não podem ficar de fora. Confira as principais:
- salário mensal;
- possíveis adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade ou tempo de serviço);
- descontos por atrasos e faltas;
- descontos previdenciários e tributários (INSS, Imposto de Renda, etc.);
- vale-transporte;
- horas extras (por ultrapassar o horário ou não fazer intervalos);
- possível adicional por acúmulo de função.
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Simplifique, otimize e economize na gestão de funcionários no condomínio
Como vimos neste artigo (e como pode ser observado no seu dia a dia), gerenciar os funcionários do condomínio não é tarefa fácil. São muitas responsabilidades e obrigações que você, como síndico, precisa cuidar.
No entanto, uma solução cada vez mais interessante para simplificar a rotina do síndico e reduzir os custos do condomínio tem sido a terceirização desses serviços.
Ao delegar à empresa de terceirização a prestação dos serviços do condomínio, será essa empresa a responsável por:
- Selecionar, contratar e treinar os funcionários.
- Cuidar das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
- Substituir funcionários em casos de ausências, atestados e afastamentos.
- Fornecer os equipamentos e materiais necessários, caso seja contratado.
Além disso, como benefícios adicionais da terceirização, seu condomínio vai experimentar uma redução de custos, vai contar com mão de obra especializada e o síndico vai ter mais tempo disponível para focar em questões mais estratégicas para o condomínio,, além de poder estar mais presente no dia a dia dos condôminos.
Mas, para aproveitar todos esses benefícios, certifique-se de estar contratando uma empresa confiável, com estrutura e experiência de mercado, a fim de garantir a prestação de serviços de excelência para seu condomínio.
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