A portaria é um dos pontos mais importantes para a segurança de um condomínio. A grande maioria das ameaças pode ser evitada por funcionários de portaria bem treinados e atentos.
Somente no estado de São Paulo, o Infocrim (Sistema de Informações Criminais) mostrou uma média de mais de 12 mil ataques a casas e condomínios por mês, entre 2014 e 2018, incluindo roubos, furtos e tentativas.
Além dos riscos à segurança, há outros erros na portaria que causam problemas ao condomínio ou geram transtornos desnecessários.
Neste artigo, a gente listou 5 erros clássicos que normalmente ocorrem em portarias de condomínios e, claro, mostramos como é possível evitá-los.
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5 erros na portaria de condomínios e como evitá-los
Por ser uma função tão importante para o funcionamento e o bem-estar dos moradores, a portaria precisa ser alvo constante do olhar do síndico e, sempre que necessário, os funcionários orientados quanto a possíveis falhas.
Para que você – síndico ou administrador – tenha uma ideia mais clara dos pontos aos quais precisa estar atento, listamos abaixo 5 erros que, quem mora em condomínio, sabe que costumam acontecer.
1) Ausência de normas claras
A ausência de regras claras para o trabalho da portaria é um dos principais fatores causadores de erro. Tanto o porteiro quanto os moradores precisam conhecer bem as regras e horários de funcionamento da portaria a fim de evitar falhas e ações equivocadas no dia a dia de trabalho.
O regimento interno do condomínio precisa conter as normas de funcionamento para a portaria. Além de divulgá-las para os moradores e no treinamento de funcionários, é preciso que essas regras estejam sempre à vista de todos e, quando necessário, sejam lembradas pelo síndico.
O regimento precisa conter, por exemplo: regras para o controle de entrada e saída de veículos, recebimento de encomendas, entrada de visitantes, identificação, entre outros pontos sensíveis.
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2) Falta de treinamento adequado
Em muitos casos, além da ausência de normas claras, os porteiros cometem erros por falta de treinamento adequado.
Às vezes síndicos e administradores confiam nas habilidades citadas pelo funcionário na contratação e deixam de supervisionar a execução do trabalho. Outras vezes, com funcionários já da casa, as orientações não são renovadas e acabam se perdendo no tempo.
Caso esse treinamento (e o acompanhamento posterior) não seja feito, ou seja feito sem o devido rigor e instrução, é provável que os funcionários da portaria não executem o trabalho adequadamente ou o façam seguindo seus próprios conceitos, e não necessariamente os do condomínio e do regimento.
Por isso, invista tempo e dinheiro no treinamento dos seus funcionários de portaria, afinal, eles são a principal barreira de segurança do seu condomínio.
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3) Porteiros multitarefa
Outro erro frequente – e que acaba gerando transtornos – é permitir que o porteiro exerça outras funções além da portaria.
Por causa disso, a portaria pode acabar ficando sem supervisão em alguns momentos do dia, o que representa um grave risco de segurança. E, não se engane, bandidos e criminosos costumam monitorar esse tipo de rotina nos condomínios antes de agir.
Não há nenhum problema em o porteiro se ausentar por alguns instantes, por alguma necessidade, mas o ideal é que isso seja a exceção, não a regra. Organize, distribua e oriente melhor as tarefas do condomínio, para evitar essa necessidade frequente.
Por isso, dê condições (e orientações) para que seu porteiro esteja 100% dedicado e focado na portaria.
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4) Permitir que os porteiros realizem entregas
Assim como é muito arriscado permitir que o porteiro exerça outras funções no condomínio pelo fato de que a portaria pode ficar sem supervisão, na mesma linha de raciocínio, um erro comum é permitir que o porteiro realize as entregas aos moradores, já que ele é o responsável por receber as correspondências e encomendas.
É importante deixar claro que o porteiro recebe as encomendas na portaria, mas não deve abandonar seu posto para distribuir as entregas para os moradores. O ideal é que os moradores sejam avisados sobre encomendas recebidas na portaria e desçam para buscá-las. Se for o caso, que o zelador leve essa encomenda.
No caso de correspondências, é importante que cada apartamento tenha sua caixa de correios numerada e que o porteiro apenas distribua em cada uma, para posterior checagem dos moradores.
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5) Não investir em equipamentos de segurança
Todo porteiro, por melhor treinado que seja, vai precisar de bons equipamentos e ferramentas de segurança para realizar suas funções adequadamente. E o não investimento nesse tipo de equipamento pelo condomínio é um erro que pode custar caro.
Câmeras de vigilância e monitoramento, computadores para registro, aparelhos de comunicação como walkie talkie, listas atualizadas do fluxo de pessoas, são apenas alguns exemplos de coisas que não podem ser negligenciadas pelo condomínio.
A tecnologia é hoje uma grande aliada da segurança e da eficiência em todos os espaços. Use isso a favor do conforto e do bem-estar dos seus moradores.
Para conhecer as melhores práticas para administrar a portaria e as demais função do seu condomínio, baixe gratuitamente nosso “Guia do Síndico”.
Vantagens de terceirizar o serviço de portaria
Basicamente, o serviço de portaria tem a função de observar e fiscalizar o comportamento e a movimentação de pessoas e veículos, visando prevenir riscos e acidentes, além de cuidar do patrimônio para evitar prejuízos materiais.
Nesse sentido, como o treinamento e o preparo do funcionário são fatores importantíssimos para a segurança do condomínio, terceirizar essa função costuma ser uma excelente opção.
Ao contratar uma empresa terceirizada, você não precisa se preocupar com o treinamento e capacitação dos funcionários: tudo isso fica a cargo da terceirizada. Assim, você garante mão de obra especializada para a função, o que gera mais eficiência na prestação do serviço e menos dores de cabeça para o síndico e o condomínio.
Mas, para isso, na hora de contratar uma empresa de terceirização, lembre-se de escolher uma instituição que atenda a critérios objetivos de qualidade, como seu tempo de mercado, sua carteira de clientes, sua estrutura física e de pessoal, além do cumprimento de todas as normas legais e trabalhistas.
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Há mais de 30 anos, o Grupo Griffo entrega serviços terceirizados de qualidade e excelência para seus clientes. Nosso compromisso é oferecer o melhor em terceirização de serviços, como segurança pessoal e patrimonial, vigilância, serviços de portaria e zeladoria, limpeza, jardinagem, apoio administrativo, dentre outros.