O dia a dia de um síndico de condomínio pode ser bem agitado. São inúmeras tarefas e responsabilidades com as quais ele precisa lidar. Desde questões administrativas e financeiras, até a resolução de conflitos entre moradores e a supervisão de funcionários.
Mesmo com muitos anos na função, é muito difícil gerir um condomínio de forma acertada o tempo todo, e erros podem ocorrer aqui e ali.
Por isso, listamos neste artigo alguns erros que o síndico pode evitar na gestão do condomínio!
Acompanhe conosco e boa leitura!
Erros na gestão do condomínio que o síndico deve evitar
Neste artigo estão listados 5 dos erros mais comuns que muitos síndicos ainda cometem na gestão do condomínio, mas essa lista poderia ser bem maior.
Por isso, para uma boa administração é fundamental que o síndico se baseie sempre em 4 pilares: o Código Civil, a convenção do condomínio, o regimento interno e, principalmente, o bom senso.
Então vamos à nossa lista:
- Constranger condôminos inadimplentes (ou se omitir de cobrá-los)
A inadimplência de condôminos é uma situação delicada, que precisa ser tratada com muita cautela. Se por um lado, o síndico não pode constranger o morador, por outro também não pode se omitir de fazer a cobrança.
Por isso, uma das formas de combater a inadimplência é a prevenção. Estabelecer uma comunicação clara, objetiva e de fácil compreensão com os moradores sobre as regras e consequências da falta de pagamento, desde a chegada dele ao condomínio, é fundamental para evitar esse tipo de situação.
Neste conteúdo do nosso Blog, a gente traz dicas práticas de como o síndico deve agir para prevenir ou resolver o problema da inadimplência:
Condômino inadimplente: dicas de como o síndico deve proceder!
- Não observar prazos e renovações
Faz parte das responsabilidades do síndico saber quais são as datas exatas de vencimento dos contratos do condomínio.
Seguro e manutenção de equipamentos e elevadores são exemplos de coisas que não podem ser esquecidas, sob pena de responsabilização civil (ou até criminal), tanto do condomínio quanto do próprio síndico, em caso de acidentes por falta de manutenção adequada.
A renovação de documentos obrigatórios, como AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) ou laudo de para-raios também precisa estar no radar do síndico.
Para evitar erros assim, é importante manter contratos e documentos bem organizados e em local de fácil acesso para o gestor. Uma dica para não se esquecer é contar com softwares e ferramentas online para fazer essa gestão de datas.
Neste conteúdo do nosso Blog, você encontra dicas de ferramentas e tecnologias digitais que podem te ajudar na organização das tarefas do dia a dia do condomínio:
5 formas de usar a tecnologia no condomínio para facilitar o dia a dia do síndico!
- Restringir o acesso
A segurança é um dos aspectos mais importantes na administração de um síndico e motivo pelo qual muitas pessoas optam por morar em condomínios. Com a crescente violência a qual todos estão expostos diariamente, é papel do gestor zelar pela segurança de todos.
Mas é preciso ter cuidado com as medidas tomadas nesse sentido. Utilizar critérios que não estão no regulamento para proibir o acesso de pessoas ao condomínio pode gerar mal-estar com os moradores e até consequências mais graves para o síndico.
Neste caso, novamente é importante ter uma comunicação clara com os condôminos, quanto às regras de acesso de visitantes e prestadores de serviços.
O papel do síndico é cumprir e fazer cumprir as regras definidas pelo condomínio; nem mais nem menos que isso. Caso se perceba que são necessárias mudanças nas regras de segurança, o ideal é convocar uma assembleia para discutir o assunto com todos.
4. Reter documentos
Ao final de cada período de gestão de um síndico, quando chega a hora de fazer a troca na administração, tanto o síndico antigo quanto aquele que está assumindo devem se assegurar de que todos os documentos referentes ao condomínio estão sendo entregues, e que as informações necessárias estão sendo transmitidas.
Reter documentos ao deixar a administração, além de prejudicar o condomínio, também pode causar importantes consequências legais ao síndico.
Veja o que diz o artigo 168 do Código Penal, decreto 2.848:
Art. 168 – Apropriar-se de coisa alheia móvel, de que tem a posse ou a detenção:
Pena – reclusão, de um a quatro anos, e multa.
Aumento de pena
§ 1º – A pena é aumentada de um terço, quando o agente recebeu a coisa:
I – em depósito necessário;
II – na qualidade de tutor, curador, síndico, liquidatário, inventariante, testamenteiro ou depositário judicial;
III – em razão de ofício, emprego ou profissão.
Em nosso Blog, você encontra um conteúdo mostrando como organizar e guardar os documentos do condomínio. Clique para ler:
Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizar!
5. Realizar gastos sem autorização
Lidar com o dinheiro de outras pessoas sempre é delicado. O síndico, em sua gestão financeira, tem o dever de cumprir as determinações e finalidades definidas em assembleia, com relação ao orçamento do condomínio.
Para isso, ele precisa ser transparente e sempre guardar documentos que comprovem os gastos realizados, como notas fiscais, orçamentos e contratos de prestação de serviços.
Utilizar o dinheiro do condomínio sem a aprovação de assembleia, ainda que seja para benfeitorias do local, gera mal-estar e desconfiança entre os moradores, além de possíveis consequências legais.
Em algumas convenções de condomínio, é estipulado um valor limite para gastos extras, geralmente em situações emergenciais ou obras em andamento. Ainda assim, o síndico deve justificar os gastos na assembleia seguinte.
Além de gerir o orçamento e prestar contas ao condomínio, o síndico deve sempre buscar reduzir custos e despesas. Confira as dicas que separamos neste artigo:
6 ideias para reduzir os custos do condomínio!
Segundo a Lei, quais são as funções do síndico?
As funções que o síndico exerce na gestão do condomínio são estipuladas por lei, e estão dispostas no artigo 1.348 do Código Civil, como podemos ver abaixo:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I – convocar a assembléia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
§ 1o Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Com essas determinações, é possível ter uma ideia melhor daquilo que o síndico pode ou não fazer na administração do condomínio.
Você encontra no nosso Blog um artigo que trata das competências e limitações do trabalho do síndico dentro do condomínio. Confira:
O que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio?
Como o Grupo Griffo pode ajudar na gestão do síndico?
Como vimos ao longo do artigo, existem diversos erros que o síndico pode evitar para que sua gestão do condomínio seja mais eficiente e tenha o mínimo possível de conflitos e problemas.
Ainda assim, a grande demanda de tarefas em muitos momentos acaba atrapalhando o bom andamento do trabalho administrativo do gestor.
Nesse sentido, a terceirização de serviços pode ser uma grande aliada. Com a terceirização, a empresa contratada fica com a responsabilidade de fazer a seleção, contratação e treinamento dos funcionários do condomínio, além de cuidar da folha de pagamento desses profissionais e lidar com eventuais substituições de trabalhadores.
Dessa forma, o síndico pode se concentrar em outros pontos da sua gestão.
O Grupo Griffo tem mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.