A terceirização do serviço de recepção é uma boa opção para empresas e condomínios que buscam reduzir custos, aumentar eficiência, simplificar processo de contratação, entre outros benefícios que falaremos neste artigo.

Se esse é o seu caso, continue lendo pois vamos te explicar, de forma simples e objetiva, como terceirizar a recepção da sua empresa ou condomínio vai ajudar você a alcançar todas essas vantagens.

Acompanhe!

O que faz o(a) recepcionista?

De modo geral, recepcionistas são responsáveis por realizar controle, identificação e cadastramento de clientes/visitantes, atender ligações e o público interno, além de sempre estar disponível para tirar dúvidas e oferecer informações, quando solicitados(as).

Porém, essas atividades também podem variar, de acordo com o tipo de empresa ou condomínio e suas necessidades.

Em condomínios, por exemplo, recepcionistas podem também realizar a triagem de documentos/correspondências/encomendas e encaminhar para os moradores.

Já em empresas com atividades e rotinas empresariais comuns, recepcionistas podem:

  • Solicitar táxis ou carros de aplicativos para membros da organização;
  • Cuidar da agenda de superiores e gerenciar reuniões, além de realizar agendamentos com clientes;
  • Adquirir e fazer a gestão de materiais;
  • Oferecer suporte online aos clientes (como e-mail, chat, WhatsApp), entre outras funções.

Independentemente do tipo de empresa, o importante é que recepcionistas podem oferecer um grande suporte no dia a dia do negócio, facilitando e agilizando a rotina.

👉 Além da recepção, diversos outros serviços podem ser terceirizados na sua empresa. Saiba quais são neste artigo.

Vantagens de terceirizar a recepção

Como a recepção é responsável por atividades-chave para o funcionamento de uma empresa, terceirizar esse serviço traz diversas vantagens práticas para uma empresa ou condomínio, como:

1. Redução de custos

A contratação de funcionários internos para a recepção (e outras áreas) envolve uma série de custos, como:

  • Despesas com divulgação de vagas, seleção, admissão e treinamento;
  • Obrigações trabalhistas, como INSS, FGTS, vale-transporte, vale-alimentação, férias, 13º, férias;
  • Custos extras para contratação temporária de substituto, em caso de faltas e afastamentos.
  • Despesas envolvidas em processos de demissão.

Quando você terceiriza os serviços de sua empresa ou condomínio, todos esses custos são de responsabilidade da empresa prestadora.

👉 E a economia não para por aí. Para saber mais, leia também este outro artigo sobre como a terceirização de serviços pode ajudar na redução de custos.

2. Otimização de tempo

Da mesma forma como o processo de contratação de profissionais por contra própria gera custos, isso também demanda tempo.

Tempo com abertura do processo, divulgação da vaga, análise e seleção de currículos, entrevistas, e depois admissão, treinamento e acompanhamento. Todo esse processo de contratação pode levar semanas ou até meses.

Com a terceirização você receberá recepcionistas prontos(as) e capacitados(as) para realizar suas atividades, já com conhecimento e preparo necessários.

👉 A decisão estratégica, entre contratar por conta própria ou terceirizar, costuma gerar muitas dúvidas em empresários e síndicos de condomínio. Neste outro artigo listamos as vantagens e desvantagens entre terceirizar ou ter equipe interna.

3. Clientes mais satisfeitos

A recepção de empresas e condomínios costuma ser foco frequente de insatisfações e tensões cotidianas, já que esses(as) profissionais são o primeiro contato que clientes e visitantes têm com a instituição.

E essa é outra grande vantagem do serviço de terceirização da recepção, uma vez que – antes de chegar à sua empresa ou ao seu condomínio – recepcionistas terceirizados(as) já passaram por um criterioso processo de seleção, que considerou fatores como qualificação profissional, aptidão para o cargo, experiências anteriores, além do processo de aperfeiçoamento que é promovido por boas empresas de terceirização.

Ao receber um profissional assim em sua recepção, tanto você quanto seus clientes poderão contar com a prestação de um serviço da mais alta qualidade, tendo suas demandas atendidas e gerando mais satisfação, além de deixar uma ótima impressão sobre o negócio ou o condomínio.

4. Gerenciamento faltas e afastamento

Uma grande dor de cabeça para empresários, gestores e síndicos é lidar com a ausência de funcionários, principalmente quando isso ocorre de forma não prevista.

Em casos de falta ou afastamento de funcionários da recepção, seja por qualquer motivo (saúde, licença, férias, motivos pessoais, entre outros), a empresa de terceirização também é responsável pela pronta substituição desse colaborador.

Dessa forma, você nunca ficará com a sua recepção desassistida para recepcionar seus clientes e visitantes da forma que merecem, não vai precisar deslocar funcionários de outras áreas para “quebrar um galho” na recepção (desfalcando o setor de origem), muito menos atrapalhar sua rotina resolvendo isso.
👉 Outro serviço muito demandado por empresas, e que a terceirização também é uma ótima alternativa, é o apoio administrativo. Veja neste artigo como funciona.

5. Estrutura funcional mais enxuta

Em uma realidade empresarial cada vez mais competitiva, e com condomínios tendo que atender exigências cada vez maiores dos moradores, ter estruturas funcionais mais enxutas, estratégicas e eficientes pode ser um grande diferencial.

Com a atividade de recepção sob responsabilidade da empresa terceirizada, é possível manter nos quadros funcionais internos somente os colaboradores mais estratégicos para as atividades principais.

Essa simplificação otimiza o uso dos recursos, a tomada de decisão, o tempo e a atenção de gestores e síndicos, resultando em uma estrutura mais ágil, simples e eficiente.

A dedicação e o esforço que você teria com uma equipe interna (como cuidar de recursos humanos, contratação, treinamento, gestão e supervisão) podem ser redirecionadas para a atividade principal e potencializar seus resultados.

Conheça o Grupo Griffo

Agora que já estão claras as vantagens que a terceirização da recepção de sua empresa ou de seu condomínio podem trazer, é essencial contar com uma prestadora que atenda toda essa expectativa com excelência.

Então, se você tem interesse em terceirizar a sua recepção, o Grupo Griffo está preparado para te auxiliar com a qualidade que sua empresa ou condomínio procuram.

Contamos com profissionais do mais alto nível, capacitados e treinados para promover o bom andamento das atividades da recepção.

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