Para uma boa gestão de condomínio, organização é fundamental. E um dos documentos mais importantes para um gerenciamento eficaz é a folha de pagamentos. Isso porque esse documento permite analisar todos os gastos referentes a funcionários ao longo dos meses (e do ano).
E considerando que a folha de pagamentos é o principal custo dos condomínios, em alguns casos chegando a 70% do orçamento, o documento se torna ainda mais importante, pois suas informações permitem buscar maneiras de reduzir os custos da gestão.
Por isso, neste artigo vamos te mostrar quais os itens essenciais nesse documento, que você ou sua equipe não podem se esquecer de incluir.
Acompanhe!
O que não pode faltar na folha de pagamento do condomínio?
A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes na gestão de um condomínio. Nele estão contidas informações detalhadas sobre as remunerações de cada funcionário, custos trabalhistas, benefícios pagos, entre outras informações essenciais.
Além disso, a folha de pagamento permite ao síndico ou administrador acompanhar a movimentação orçamentária com bastante precisão, o que é fundamental para uma boa gestão.
Entre as informações fundamentais que esse documento deve conter estão:
1. Salário mensal
Deve discriminar quanto cada colaborador recebeu de salário naquele mês específico, designando o valor bruto (total, sem descontos) e o valor líquido (salário final que o funcionário receberá).
2. Horas extras trabalhadas
Identificar quantas horas extras o trabalhador fez, ou seja, todos os minutos que o profissional ficou no condomínio além do horário estabelecido.
3. Valores adicionais, se houver
Os principais valores adicionais que devem ser incluídos na folha de pagamento são:
- Adicional noturno: alguns colaboradores, como porteiros e vigilantes, que trabalham no período entre 22h às 5h têm direito ao adicional noturno, que corresponde a 20% sobre o valor da hora de trabalho.
- Acúmulo de função: o profissional que exerce duas ou mais funções deve receber um adicional por acúmulo de função, correspondente a 20% do salário mensal.
- Tempo de serviço: o adicional por tempo de serviço é um pagamento não obrigatório, mas muito comum, funcionando como um incentivo para a permanência dos colaboradores. O percentual pago pode variar de acordo com a política de cada condomínio.
- Insalubridade: O adicional por insalubridade é pago aos colaboradores que são expostos a situações ou ambientes que gerem risco, como manipular substâncias nocivas, operar máquinas perigosas ou mesmo a atividade de vigilância.
4. Benefícios
Valores, como os de vale-transporte e vale-alimentação, também devem constar na folha de pagamento do colaborador.
Informações relacionadas aos descontos salariais também devem ser discriminadas na folha de pagamento dos condomínios. Entre eles, descontos por atrasos e faltas, que devem ser reduzidos do valor final do salário, desde que a possibilidade dessa dedução esteja esclarecida no contrato de trabalho.
Já nos casos em que o zelador reside em moradia cedida pelo condomínio, deve ser registrado o chamado “salário-habitação”. Nesse caso, no entanto, é feito esse lançamento e em seguida o desconto, já que sua função é somente servir como base de cálculo para impostos e horas extras, se houver.
Obrigações trabalhistas
Para produzir uma folha de pagamento para condomínio completa, uma parte importante que precisa ser incluída são os encargos sociais. São quatro itens fundamentais e obrigatórios:
1. Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
O valor do FGTS deve ser depositado mensalmente, e seu cálculo é feito de acordo com o salário do colaborador.
A alíquota equivale a 8% do valor bruto do salário mensal do funcionário, e o pagamento deve ocorrer até o prazo máximo legal, que é o dia 7 do mês seguinte.
2. Instituto Nacional do Seguro Social
Esse imposto é responsável por garantir ao trabalhador direitos relacionados à seguridade social, como auxílio-doença, salário-maternidade, pensão por morte e aposentadoria.
O valor do INSS corresponde a 20% do salário bruto mensal e deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento do salário.
3. Programa de Integração Social
O PIS é a contribuição destinada a garantir o seguro-desemprego e o abono salarial do trabalhador.
Em geral, o valor pago corresponde a 1% do salário bruto do funcionário. Assim como o INSS, o PIS deve ser pago até o dia 20 do mês subsequente.
4. Imposto de Renda de Pessoa Física
Como o nome sugere, o recolhimento desse imposto deve ser feito diretamente na fonte, de acordo com a alíquota do trabalhador.
Outras duas obrigações trabalhistas que envolvem a folha de pagamentos do condomínio são a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
A RAIS deve ser feita anualmente e tem por objetivo fiscalizar as contratações feitas pelos condomínios do país.
Já o CAGED permite ao Ministério do Trabalho fiscalizar as admissões e demissões de funcionários sob o regime CLT. A declaração deve ser entregue até o 7° dia subsequente à movimentação de empregados.
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Neste artigo vimos os detalhes mais relevantes sobre como fazer uma folha de pagamentos completa para condomínios, com as principais informações que devem ser incluídas no documento, assim como as obrigações trabalhistas mais importantes.
Como pudemos observar, a folha de pagamentos gera muitas responsabilidades, ainda mais para o síndico, que já tem inúmeras atividades para se preocupar.
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